Les 7 tâches administratives que vous devriez déléguer à une secrétaire indépendante pour gagner 10 heures par semaine

En tant qu'entrepreneur ou profession libérale, votre temps est votre ressource la plus précieuse. Pourtant, combien d'heures consacrez-vous chaque semaine à des tâches administratives qui vous éloignent de votre cœur de métier ? Une étude récente révèle que les dirigeants de TPE passent en moyenne 15 à 20 heures par semaine sur des tâches administratives.

La bonne nouvelle ? Vous pouvez récupérer une grande partie de ce temps en déléguant intelligemment certaines missions à une secrétaire indépendante. Découvrez les 7 tâches administratives que vous devriez absolument externaliser pour gagner jusqu'à 10 heures par semaine.

1. La gestion des appels téléphoniques et des prises de rendez-vous

Les interruptions téléphoniques constantes perturbent votre concentration et votre productivité. Une secrétaire indépendante peut filtrer vos appels, prendre les messages importants, et gérer efficacement votre agenda. Résultat : une journée de travail plus fluide et mieux organisée.

Temps gagné : environ 1h30 par jour, soit 7h30 par semaine.

2. Le traitement du courrier et des emails

La gestion quotidienne des correspondances peut rapidement devenir chronophage. Votre assistante administrative peut trier, classer et prioriser vos emails et courriers, ne vous transmettant que les éléments nécessitant vraiment votre attention personnelle.

Temps gagné : environ 1h par jour, soit 5h par semaine.

3. La saisie et le classement de documents

La création et l'organisation de documents administratifs (courriers, comptes-rendus, notes de service) peuvent être entièrement déléguées. Une secrétaire indépendante maîtrise les outils bureautiques et peut mettre en place un système de classement efficace, vous permettant de retrouver facilement les informations importantes.

Temps gagné : environ 3h par semaine.

4. Les recherches d'informations et la veille

Qu'il s'agisse de trouver un fournisseur, de comparer des offres ou de suivre l'actualité de votre secteur, ces recherches peuvent être confiées à une assistante administrative qui vous fournira des synthèses claires et exploitables.

Temps gagné : environ 2h par semaine.

5. La préparation des déplacements professionnels

Réservations de transport, d'hôtels, préparation d'itinéraires, organisation de rendez-vous... La préparation d'un déplacement professionnel demande du temps et de l'organisation. Une secrétaire indépendante peut gérer tous ces aspects, vous fournissant un dossier complet pour votre voyage.

Temps gagné : environ 3h par déplacement.

6. La mise en forme de présentations et supports

La création de supports visuels professionnels (présentations PowerPoint, plaquettes, etc.) nécessite des compétences spécifiques et du temps. Déléguer cette tâche vous assure des documents de qualité sans y passer des heures.

Temps gagné : environ 4h par présentation.

7. L'archivage et la numérisation de documents

L'accumulation de papiers administratifs peut vite devenir ingérable. Une secrétaire indépendante peut mettre en place un système d'archivage physique et numérique efficace, vous permettant de retrouver rapidement tout document dont vous auriez besoin.

Temps gagné : environ 2h par semaine et une tranquillité d'esprit inestimable.

Comment trouver la bonne formule d'externalisation ?

Plusieurs options s'offrent à vous selon vos besoins :

• Formule régulière : quelques heures par semaine ou par mois selon un planning établi
• Formule ponctuelle : pour des besoins spécifiques ou périodes de surcharge
• Formule mixte : combinant interventions sur site et travail à distance

Chez Assist You Adm à Montpellier, nous adaptons nos prestations à vos besoins réels, sans engagement contraignant. Nos secrétaires indépendantes maîtrisent parfaitement ces 7 domaines et peuvent rapidement devenir un atout précieux pour votre entreprise.

Prêt à récupérer 10 heures par semaine pour vous concentrer sur votre cœur de métier ? Contactez-nous au 06 87 86 92 73 pour échanger sur vos besoins spécifiques et découvrir comment nous pouvons vous accompagner efficacement.